Secrétaire assistant
Certification RNCP36804
Formacodes 35035 | Secrétariat assistanat spécialisé 35029 | Correspondance commerciale 35007 | Secrétariat assistanat gestion PME PMI
Nomenclature Europe Niveau 4
Formacodes 35035 | Secrétariat assistanat spécialisé 35029 | Correspondance commerciale 35007 | Secrétariat assistanat gestion PME PMI
Nomenclature Europe Niveau 4
Les métiers associés à la certification RNCP36804 : Secrétariat
Codes NSF 324t | Saisie, mise en forme et communication des données
Voies d'accès : Contrat d'apprentissage Formation continue Contrat de professionnalisation VAE
Certificateurs :
Voies d'accès : Contrat d'apprentissage Formation continue Contrat de professionnalisation VAE
Certificateurs :
| Certificateur | SIRET |
|---|---|
| MINISTERE DU TRAVAIL DU PLEIN EMPLOI ET DE L' INSERTION | 11000007200014 |
Activités visées :
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure.
Il en valorise l'image et assure le relais de l'information.
La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables.
Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements.
Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise.
Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social.
Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone.
Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise.
L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure.
L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence.
Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure.
Il en valorise l'image et assure le relais de l'information.
La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables.
Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements.
Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise.
Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social.
Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone.
Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise.
L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure.
L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence.
Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.
Capacités attestées :
1. Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
* Produire des documents professionnels courants
* Communiquer des informations par écrit
* Assurer la traçabilité et la conservation des informations
* Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
* Planifier et organiser les activités de l'équipe 2. Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
* Assurer l'administration des achats et des ventes
* Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
* Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
* Assurer le suivi administratif courant du personnel
1. Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
* Produire des documents professionnels courants
* Communiquer des informations par écrit
* Assurer la traçabilité et la conservation des informations
* Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
* Planifier et organiser les activités de l'équipe 2. Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
* Assurer l'administration des achats et des ventes
* Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
* Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
* Assurer le suivi administratif courant du personnel
Secteurs d'activité :
L'emploi de secrétaire assistant s'exerce dans tous types d'entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d'activités. Dans les grandes entreprises, l'activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.
L'emploi de secrétaire assistant s'exerce dans tous types d'entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d'activités. Dans les grandes entreprises, l'activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.
Types d'emplois accessibles :
* secrétaire * secrétaire administratif * secrétaire polyvalent * assistant administratif * assistant d'équipe * assistant d'entreprise
* secrétaire * secrétaire administratif * secrétaire polyvalent * assistant administratif * assistant d'équipe * assistant d'entreprise
Objectif contexte :
L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au cœur de l'activité quotidienne. Il intervient en
L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au cœur de l'activité quotidienne. Il intervient en
Statistiques : :
| Année | Certifiés | Certifiés VAE | Taux d'insertion global à 6 mois | Taux d'insertion métier à 2 ans |
|---|---|---|---|---|
| 2016 | 1735 | 71 | 53 |
Bloc de compétences
RNCP36804BC01 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
Compétences :
Produire des documents professionnels courants Communiquer des informations par écrit Assurer la traçabilité et la conservation des informations Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement Planifier et organiser les activités de l'équipe
Produire des documents professionnels courants Communiquer des informations par écrit Assurer la traçabilité et la conservation des informations Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement Planifier et organiser les activités de l'équipe
Modalités d'évaluation :
Mise en situation professionnelle : 02 h 20 min La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d'une même structure fictive. 1ère partie : mise en situation écrite (durée 2 h 00) À partir d’informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. 2ème partie : mise en situation orale (durée 10 min + 10 min de préparation) À partir d'un scénario préétabli choisi par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation avant de traiter un appel téléphonique d'une durée de 10 minutes, y compris la rédaction d'un message à partir des notes prises pendant l'appel. Entretien technique : 00 h 20 min À partir d'un guide de questionnement, le jury interroge le candidat sur sa pratique et ses connaissances portant, d'une part, sur le classement, l'archivage et la traçabilité des informations, et, d'autre part, sur la planification et l'organisation des activités d'une équipe. L'entretien technique permet également au candidat de présenter ses travaux et d'argumenter ses choix relatifs à la mise en situation. Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 02 h 40 min
Mise en situation professionnelle : 02 h 20 min La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d'une même structure fictive. 1ère partie : mise en situation écrite (durée 2 h 00) À partir d’informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. 2ème partie : mise en situation orale (durée 10 min + 10 min de préparation) À partir d'un scénario préétabli choisi par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation avant de traiter un appel téléphonique d'une durée de 10 minutes, y compris la rédaction d'un message à partir des notes prises pendant l'appel. Entretien technique : 00 h 20 min À partir d'un guide de questionnement, le jury interroge le candidat sur sa pratique et ses connaissances portant, d'une part, sur le classement, l'archivage et la traçabilité des informations, et, d'autre part, sur la planification et l'organisation des activités d'une équipe. L'entretien technique permet également au candidat de présenter ses travaux et d'argumenter ses choix relatifs à la mise en situation. Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 02 h 40 min
RNCP36804BC02 : Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
Compétences :
Assurer l'administration des achats et des ventes Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale Assurer le suivi administratif courant du personnel
Assurer l'administration des achats et des ventes Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale Assurer le suivi administratif courant du personnel
Modalités d'évaluation :
Mise en situation professionnelle : 03 h 00 min La mise en situation professionnelle est une étude de cas écrite se déroulant dans le contexte d'une entreprise fictive. À partir d’informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. Entretien technique : 00 h 20 min À partir d'un guide de questionnement, le jury interroge le candidat sur sa pratique et ses connaissances portant sur le suivi administratif courant du personnel. L'entretien technique permet également au candidat de présenter ses travaux et d'argumenter ses choix relatifs à la mise en situation. Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 03 h 20 min
Mise en situation professionnelle : 03 h 00 min La mise en situation professionnelle est une étude de cas écrite se déroulant dans le contexte d'une entreprise fictive. À partir d’informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. Entretien technique : 00 h 20 min À partir d'un guide de questionnement, le jury interroge le candidat sur sa pratique et ses connaissances portant sur le suivi administratif courant du personnel. L'entretien technique permet également au candidat de présenter ses travaux et d'argumenter ses choix relatifs à la mise en situation. Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 03 h 20 min