Secrétaire assistant
Certification RNCP35039
Formacodes 35054 | Secrétariat assistanat
Nomenclature Europe Niveau 4
Formacodes 35054 | Secrétariat assistanat
Nomenclature Europe Niveau 4
Les métiers associés à la certification RNCP35039 : Secrétariat
Codes NSF 324t | Saisie, mise en forme et communication des données
Voies d'accès : Formation continue VAE
Prérequis : Les prérequis à la validation des compétences (hors VAE) sont l'admission et le succès à la formation de spécialité de 1er niveau du domaine administration, filière administration et secrétariat (FS1 ADM/AES), pendant la période définie qui permet de gara
Certificateurs :
Voies d'accès : Formation continue VAE
Prérequis : Les prérequis à la validation des compétences (hors VAE) sont l'admission et le succès à la formation de spécialité de 1er niveau du domaine administration, filière administration et secrétariat (FS1 ADM/AES), pendant la période définie qui permet de gara
Certificateurs :
| Certificateur | SIRET |
|---|---|
| MINISTERE DES ARMEES | 11009001600053 |
Activités visées :
Le secrétaire assistant est chargé des activités suivantes : - Gestion des agendas - Participation à l'organisation des activités - Enregistrement et traitement de données - Exploitation des flux d'informations - Management de l'information - Entretien d'un réseau de contacts - Accueil et orientation des interlocuteurs - Information des interlocuteurs
Le secrétaire assistant est chargé des activités suivantes : - Gestion des agendas - Participation à l'organisation des activités - Enregistrement et traitement de données - Exploitation des flux d'informations - Management de l'information - Entretien d'un réseau de contacts - Accueil et orientation des interlocuteurs - Information des interlocuteurs
Capacités attestées :
Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat
- Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…) ;
- Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda ;
- Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités ;
- Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ;
- Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ;
- Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés ;
- Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ;
- Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes…) ;
- Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs ;
- Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision ;
- Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ;
- Archiver les documents de façon partagée. Bloc de compétences n° 2 : Traiter les flux d'informations d'un secrétariat
- Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)
- Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle
- Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé
- Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat
- Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine ;
- Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication ;
- Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande
- Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée
- Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes
- Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse
- Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ;
- Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.
Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat
- Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…) ;
- Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda ;
- Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités ;
- Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ;
- Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ;
- Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés ;
- Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ;
- Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes…) ;
- Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs ;
- Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision ;
- Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ;
- Archiver les documents de façon partagée. Bloc de compétences n° 2 : Traiter les flux d'informations d'un secrétariat
- Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)
- Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle
- Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé
- Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat
- Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine ;
- Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication ;
- Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande
- Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée
- Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes
- Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse
- Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ;
- Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.
Secteurs d'activité :
Au sein du ministère des Armées le secrétaire assistant est employé dans tout type de structure administrative : service de secrétariat général, secrétariat particulier. Les fonctions sont exercées en échelon central ou dans les unités en région ; en métropole ou en outre-mer ou à l’étranger. Dans le secteur civil ses compétences transverses lui ouvrent l’accès à toute branche d’activité et tout type d’entreprise disposant de secrétariats administratifs : secteurs public, privé, associatif.
Au sein du ministère des Armées le secrétaire assistant est employé dans tout type de structure administrative : service de secrétariat général, secrétariat particulier. Les fonctions sont exercées en échelon central ou dans les unités en région ; en métropole ou en outre-mer ou à l’étranger. Dans le secteur civil ses compétences transverses lui ouvrent l’accès à toute branche d’activité et tout type d’entreprise disposant de secrétariats administratifs : secteurs public, privé, associatif.
Types d'emplois accessibles :
Au sein des Armées : agent de secrétariat, assistant d’administration, assistant de direction. Au sein du secteur civil : secrétaire assistant, chargé d'accueil.
Au sein des Armées : agent de secrétariat, assistant d’administration, assistant de direction. Au sein du secteur civil : secrétaire assistant, chargé d'accueil.
Objectif contexte :
La certification professionnelle répond au besoin des Armées de personnel qualifié dans le domaine du secrétariat en perpétuelle évolution, notamment en raison de l’arrivée fréquente de nouvelles technologies. Elle permet donc d’accroître l’employabilité
La certification professionnelle répond au besoin des Armées de personnel qualifié dans le domaine du secrétariat en perpétuelle évolution, notamment en raison de l’arrivée fréquente de nouvelles technologies. Elle permet donc d’accroître l’employabilité
Statistiques : :
| Année | Certifiés | Certifiés VAE | Taux d'insertion global à 6 mois | Taux d'insertion métier à 2 ans |
|---|---|---|---|---|
| 2016 | 18 | 7 | 100 | 100 |
| 2017 | 37 | 4 | 100 | 100 |
Bloc de compétences
RNCP35039BC03 : Mener les activités de communication d'un secrétariat
Compétences :
Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.
Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.
Modalités d'évaluation :
Par la voie de la formation : cas pratique relatif à l’entretien de la base de données concernant le portefeuille de contacts Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des cas pratiques relatifs : - à la prise en charge téléphonique ou en présentiel d’un interlocuteur - au traitement de la demande, recherche et communication de la réponse Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : cas pratique relatif au traitement de la demande, à la recherche et à la communication de la réponse Par la voie de la VAE : étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée
Par la voie de la formation : cas pratique relatif à l’entretien de la base de données concernant le portefeuille de contacts Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des cas pratiques relatifs : - à la prise en charge téléphonique ou en présentiel d’un interlocuteur - au traitement de la demande, recherche et communication de la réponse Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : cas pratique relatif au traitement de la demande, à la recherche et à la communication de la réponse Par la voie de la VAE : étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée
RNCP35039BC02 : Traiter les flux d'informations dans un secrétariat
Compétences :
Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion) Relever le courrier (écrit et électronique) arrivé via chaque source de réception et selon la périodicité adaptée Enregistrer le courrier arrivé conformément à la procédure en vigueur Analyser le courrier arrivé en fonction des destinataires et des priorités identifiés dans le respect des délais Attribuer ou proposer une attribution du courrier rationnelle Assurer le suivi de la diffusion Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle Dactylographier les documents adéquats en appliquant la charte graphique ministérielle et les règles de correspondance administrative Vérifier la conformité du courrier départ avant expédition Enregistrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé Conditionner le courrier départ Exploiter de manière optimale un carnet d’adresses Assurer le suivi du courrier envoyéstrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde :
- en mettant à jour la documentation des règles d’archivage et de sauvegarde selon les consignes
- en sauvegardant/archivant
- en proposant la rationalisation de l’archivage et de la sauvegarde le cas échéant Tenir à jour la documentation relative au classement et à l’archivage en se tenant régulièrement informé des évolutions réglementaires
Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion) Relever le courrier (écrit et électronique) arrivé via chaque source de réception et selon la périodicité adaptée Enregistrer le courrier arrivé conformément à la procédure en vigueur Analyser le courrier arrivé en fonction des destinataires et des priorités identifiés dans le respect des délais Attribuer ou proposer une attribution du courrier rationnelle Assurer le suivi de la diffusion Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle Dactylographier les documents adéquats en appliquant la charte graphique ministérielle et les règles de correspondance administrative Vérifier la conformité du courrier départ avant expédition Enregistrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé Conditionner le courrier départ Exploiter de manière optimale un carnet d’adresses Assurer le suivi du courrier envoyéstrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde :
- en mettant à jour la documentation des règles d’archivage et de sauvegarde selon les consignes
- en sauvegardant/archivant
- en proposant la rationalisation de l’archivage et de la sauvegarde le cas échéant Tenir à jour la documentation relative au classement et à l’archivage en se tenant régulièrement informé des évolutions réglementaires
Modalités d'évaluation :
Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : à l’aide des documents d’organisation d’un organisme (organigramme, fonctions des chefs de service, rôle et missions des entités de l’organisme), attribuer le courrier « arrivée » en fonction de l’objet, du sujet traité et/ou de l’urgence de l’action à effectuer Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : Élaboration de document sur le logiciel de traitement de texte adéquat : - dactylographier un texte sans notion de vitesse - dactylographier un texte sous contrainte de temps ET/OU - élaboration de documents de correspondance - élaboration d'un rapport complexe à l'aide d'un logiciel de traitement de texte - impression, signature et enregistrement des documents Élaboration et conditionnement d’un document classifié « confidentiel défense » à l’aide d’un logiciel de traitement de texte Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : études de cas portant sur la réglementation applicable dans l'institution à la gestion des archives, et sur la hiérarchie des textes Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée
Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : à l’aide des documents d’organisation d’un organisme (organigramme, fonctions des chefs de service, rôle et missions des entités de l’organisme), attribuer le courrier « arrivée » en fonction de l’objet, du sujet traité et/ou de l’urgence de l’action à effectuer Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : Élaboration de document sur le logiciel de traitement de texte adéquat : - dactylographier un texte sans notion de vitesse - dactylographier un texte sous contrainte de temps ET/OU - élaboration de documents de correspondance - élaboration d'un rapport complexe à l'aide d'un logiciel de traitement de texte - impression, signature et enregistrement des documents Élaboration et conditionnement d’un document classifié « confidentiel défense » à l’aide d’un logiciel de traitement de texte Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : études de cas portant sur la réglementation applicable dans l'institution à la gestion des archives, et sur la hiérarchie des textes Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée
RNCP35039BC01 : Organiser les activités d'un secrétariat
Compétences :
Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…) Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes,…) Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques Archiver les documents de façon partagée
Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…) Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes,…) Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques Archiver les documents de façon partagée
Modalités d'évaluation :
Par la voie de la formation avec des mises en situation simulées : prise de notes, rédaction de compte rendu de réunion sur un support informatique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : optimisation des calculs à l’aide de formules adéquates, réalisation de graphiques et insertion de dessin sur un graphique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée
Par la voie de la formation avec des mises en situation simulées : prise de notes, rédaction de compte rendu de réunion sur un support informatique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : optimisation des calculs à l’aide de formules adéquates, réalisation de graphiques et insertion de dessin sur un graphique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée
Partenaires actifs :
| Partenaire | SIRET | Habilitation |
|---|---|---|
| école des fourriers de Querqueville (EFQ) | HABILITATION_ORGA_FORM |